メンズエステの予約管理を紙・Excel・LINEからスマホへ｜移し方と初日にやること

開業したばかりの頃は、紙の予約表やExcel、LINEのトークでも予約は回せます。ところが、セラピストやルームが増え、深夜の問い合わせが増えてくると、ダブルブッキングや締めの計算ミスが起き始めます。この記事では、紙・Excel・LINEでの予約管理をスマホの予約管理に移すときの手順を、無理なく進められる順番で紹介します。

紙・Excel・LINEの予約管理でよく起きること

• ダブルブッキング：紙とLINEの両方で予約を受け、どちらかに書き忘れる
• 情報の共有が遅れる：予約表を見られる人が限られ、外出中や深夜は確認できない
• 締めの計算に時間がかかる：指名料やバックを手で計算し、間違いが見つかると最初からやり直し
• お客様の情報が人の記憶に頼っている：NGや好みを知っているのが特定のスタッフだけ
• 電話に出られない時間の取りこぼし：施術中や深夜の問い合わせに気づけない

どれも「予約・お客様・精算の情報がバラバラの場所にある」ことが原因です。1か所にまとめるだけで、多くは解消できます。

紙・Excel・LINE・予約システムの違い

紙やExcelが悪いわけではありません。店舗が小さいうちは十分に回ります。ただ、「同時に」「どこからでも」「計算まで」が必要になってきたら、切り替えを考えるタイミングです。

予約管理で押さえるべき情報

スマホに移す前に、1件の予約で何を記録しているかを整理しておくと、移行がスムーズです。

スマホに移す順番

1. 料金表を登録する（コース・オプション・指名料）
2. ルームを登録する
3. セラピストを登録し、バックの設定を入れる
4. シフト（出勤予定）を入れる
5. 今日と明日以降の予約を入れる
6. お客様の情報は、予約が入ったときに少しずつ登録していけば十分

お客様の情報を最初に全部入れようとすると大変です。予約を受けるたびに、そのお客様だけ登録するやり方でも、1〜2か月で常連のお客様はほぼそろいます。

移行にかかる時間の目安

店舗の規模によって変わりますが、ひとつの目安です。

合わせても、半日あれば予約を受け始められる状態になります。お客様の情報は、予約のたびに登録していけば、別に時間を取る必要はありません。

初日にやること

• 今日の予約を1日分だけ入れてみる：紙やExcelはそのまま続けて大丈夫です
• スタッフのスマホに通知を設定する：予約が入ったらすぐ気づけるように
• その日の締めを1回やってみる：手計算と結果が合うかを確かめる

この3つができれば、次の日からは「新しい予約はスマホに入れる」だけで、自然に移行が進みます。

締めの作業はどう変わるか

紙やExcelでの締めは、1件ずつ予約を見ながら、コース料金・指名料・オプション・割引を足し引きし、セラピストごとのバックを計算して、最後に売上と照らし合わせる——という流れになりがちです。

予約システムでは、予約を入れた時点で金額とバックが決まっているので、締めは「今日の予約がすべて来店済みになっているか」を確認して、報酬の画面を見るだけになります。現金とカードの内訳も分かれて表示されるため、レジのお金との照合も早くなります。

セラピストへの伝え方

予約管理を変えると、セラピストのシフトの出し方や報酬の確認方法も変わることがあります。いきなり切り替えるのではなく、次のように段階を踏むと混乱しません。

1. 切り替えの1週間前に、何が変わるのか（シフトの出し方・報酬の見方）を短く伝える
2. 最初の1回は、受付が一緒に操作するか、代わりに入力する
3. 「報酬がすぐ確認できる」など、セラピストにとってのメリットも伝える

定着させるためのコツ

• ルールを1つだけ決める：たとえば「予約はシステムに入れてからお客様に返信する」
• 紙の予約表をやめる日を決める：いつまでも両方に書くと負担が倍になります
• 困ったことを1か所に集める：分かりにくい点をメモしておき、まとめて設定を見直す

ESTHE ONE（エステワン）での進め方

エステワンでは、料金表・ルーム・セラピストの登録をこちらでお手伝いしますので、お店側は「今日の予約を入れてみる」ところから始められます。予約はルーム×時間のタイムチャートで管理でき、報酬画面で女子給と店落ちが自動で計算されます。予約の通知は、LINE・メールに加えて、通数の上限がない無料のスマホ通知も使えます。

14日間は無料で、カード登録も必要ありません。今の紙やExcelの管理を続けながら、並行して試してみてください。

よくある質問

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