メンズエステの顧客管理｜NG・出禁・リピート情報を受付で見落とさない仕組み
「前にトラブルがあったお客様の予約を、別の受付スタッフがうっかり受けてしまった」——顧客管理が紙やメモに分かれていると、こうした事故は防ぎにくくなります。この記事では、メンズエステの顧客管理で記録しておきたい項目、NGや出禁の情報を受付で確実に確認する方法、そして個人情報を扱うときの注意点をまとめます。
顧客管理で記録しておきたい項目
| 項目 | 使いみち |
|---|---|
| 電話番号 | お客様を特定するいちばん確実な手がかり。予約の電話で検索するときに使う |
| お名前（予約名） | 予約表の表示や、確認の連絡で使う |
| 利用回数・最終来店日 | 常連かどうかの判断や、しばらく来ていないお客様へのご案内に使う |
| 指名しているセラピスト | 予約時の案内や、出勤日のご案内に使う |
| NGセラピスト | お客様側・セラピスト側のどちらかが避けたい組み合わせ。案内の間違いを防ぐ |
| 状態（通常・要注意・出禁） | 受付の判断をそろえるために使う |
| 店舗用メモ・セラピスト用メモ | 共有してよい範囲でメモを分ける |
項目を増やしすぎると入力が続かなくなります。まずは電話番号・名前・NG・状態の4つを確実に残すことから始めましょう。
NG・出禁を受付で見落とさない方法
NGや出禁の情報は、記録してあっても予約を受けるその瞬間に目に入らなければ意味がありません。見落としを防ぐには、次の仕組みが有効です。
- 電話番号で検索する習慣をつける：名前は偽名や表記ゆれがあるため、電話番号で照合するのが確実です
- 予約入力の画面で警告が出るようにする：別の画面を開かないと分からない状態では、忙しいときに確認が漏れます
- 出禁の予約はそもそも登録できないようにする：受付スタッフの判断に任せず、仕組みで止めます
- NGセラピストを選ぶと確認が出るようにする：他の受付スタッフが入力した場合でも同じように気づけます
メモの書き方：事実を短く
顧客メモは、書いた本人以外のスタッフも読みます。次の点を意識すると、読み手が判断しやすく、トラブルの元にもなりにくいメモになります。
- 事実を書く：「感じが悪い」ではなく「予約時間に20分遅れて連絡なし（10/3）」のように、いつ・何があったかを書く
- 日付を入れる：古い情報か新しい情報かが分かるようにする
- 共有範囲を分ける：セラピストに伝えてよい内容と、店舗内だけで扱う内容を分ける
- 人物評価や差別的な表現を書かない：お客様から開示を求められる可能性もあることを前提に書く
リピートにつなげる使い方
顧客管理は、トラブルを防ぐためだけのものではありません。リピートを増やすためにも使えます。
- 指名しているセラピストの出勤日を案内する：「〇〇が明日出勤します」の一言が次の予約につながります
- しばらく来ていないお客様に声をかける：最終来店日から一定期間たったお客様を探して、ご案内を送ります
- 前回の内容を踏まえて案内する：前回のコースやオプションが分かれば、提案がしやすくなります
なお、ご案内のメッセージを送るときは、お客様が受け取りに同意しているか（LINEの友だち追加など）を確認し、配信の頻度にも気をつけましょう。
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個人情報を扱うときの注意点
電話番号や来店履歴は個人情報にあたり、事業者として適切に扱う必要があります。基本的な考え方は次のとおりです（詳しくは個人情報保護委員会のガイドラインや専門家に確認してください）。
- 利用目的を決めて、お知らせする：予約管理や連絡のために使うことを、ホームページなどで公表しておく
- 必要な人だけが見られるようにする：スタッフごとにログインし、退職したスタッフのアクセスはすぐに止める
- 紙やスマホの写真で持ち歩かない：顧客リストのスクリーンショットをLINEで回すような運用は避ける
- 他の店舗と情報を共有するときは注意する：出禁の情報であっても、他の事業者へ提供するには原則としてご本人の同意などが必要になります
ESTHE ONE（エステワン）での顧客管理
- 電話番号で自動照合：予約入力で電話番号を入れると、既存のお客様なら名前・利用回数が表示されます
- 要注意・出禁の表示：要注意のお客様は予約入力の画面で警告が出て、出禁のお客様は予約を登録できません
- NGキャスト：お客様ごとのNGセラピストを選ぶと、登録前に確認が出ます
- メモの使い分け：店舗用メモとキャスト用メモを分けて記録できます
- スタッフ別ログイン：スタッフごとにログインでき、予約の受付担当も記録されます
よくある質問
顧客管理はExcelでも十分ですか？
記録するだけならExcelでも可能です。ただ、予約を受けるその場でNGや出禁に気づけるかが大切なので、予約の入力と顧客情報が同じ画面でつながっている方が見落としを防げます。
偽名で予約するお客様はどう管理すればいいですか？
名前ではなく電話番号をキーにして管理するのが基本です。同じ電話番号なら名前が違っても同じお客様として扱えます。
出禁のお客様の情報を系列店と共有してもいいですか？
同じ事業者の中での共有と、別の事業者への提供では扱いが異なります。別の事業者へ提供する場合は、原則としてご本人の同意などが必要です。運用を決める前に専門家に確認することをおすすめします。
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